Regelgeving
E-facturatie wordt verplicht: wat betekent dat voor u?
De losse pdf-factuur is op zijn retour. Nederland werkt toe naar verplichte e-facturatie via het Peppol-netwerk, en Europa volgt met ViDA. Dit is de planning en de voorbereiding.
Bijgewerkt op
De korte samenvatting
Nederland werkt toe naar verplichte e-facturatie tussen bedrijven. De planning: vanaf 2027 voor bedrijven met meer dan € 800.000 omzet, vanaf 2028 voor iedereen, ook zzp'ers. Europees wordt e-facturatie vanaf 2030 verplicht bij grensoverschrijdende B2B-handel.
Belangrijk om te weten: een pdf is geen e-factuur. Het gaat om een gestructureerd bestand dat software direct kan verwerken, uitgewisseld via het Peppol-netwerk. Voor de meeste ondernemers is de voorbereiding een softwarecheck, geen verbouwing.
Wat is een e-factuur precies?
Het verschil zit in wie de factuur moet lezen: een mens of een computer.
Pdf per mail
Digitaal, maar niet gestructureerd
- Uw klant moet de gegevens overtypen of laten scannen
- Gevoelig voor typefouten en zoekgeraakte bijlagen
- Belandt in een mailbox en blijft daar soms liggen
E-factuur via Peppol
Gestructureerd databestand
- Komt rechtstreeks in de administratie van uw klant
- Geen overtypen, dus minder fouten en discussies
- Afleverbevestiging: u weet dat de factuur is aangekomen
Een e-factuur bevat dezelfde gegevens als nu: uw naam en btw-nummer, factuurnummer en datum, de omschrijving, het bedrag en het btw-tarief. Alleen de verpakking verandert.
De planning
| Wanneer | Wat er verandert |
|---|---|
| Najaar 2026 | Start van de internetconsultatie voor het Nederlandse wetsvoorstel. |
| 1 januari 2027 | Bedrijven met meer dan € 800.000 omzet moeten e-facturen kunnen versturen en ontvangen via Peppol. |
| 2028 | De verplichting geldt voor alle Nederlandse bedrijven, ook zzp'ers. |
| 2030 | Europees verplicht bij grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU (ViDA), met digitale rapportage. |
Nu al van toepassing
Levert u aan de Rijksoverheid, dan factureert u al verplicht elektronisch. Veel gemeenten, provincies en zorginstellingen vragen er inmiddels ook om. Wie daar zaken doet, werkt dus vaak al met e-facturatie zonder het zo te noemen.
Wat u nu kunt doen
- Check uw boekhoudsoftware. Ondersteunt uw pakket Peppol, of staat het op de roadmap? De meeste moderne pakketten zijn er klaar voor.
- Vraag uw boekhouder wat er verandert. Aan uw facturatieproces, maar ook aan de manier waarop inkoopfacturen binnenkomen.
- Zet uw klantgegevens op orde. E-facturatie werkt op basis van identificatie, meestal het KVK-nummer of btw-identificatienummer van uw klant. Ontbrekende of verouderde gegevens vallen dan direct op.
- Begin met ontvangen. Inkomende e-facturen kunnen verwerken is meestal eenvoudiger dan versturen, en levert direct tijdwinst op bij het inboeken.
Werkt uw huidige kantoor nog met losse spreadsheets en mappen vol pdf's? Dan is dit een goed moment om te vergelijken. Zie ook de gids over overstappen van accountant.
Dit artikel beschrijft de stand van zaken van de voorgenomen wetgeving. Het Nederlandse wetsvoorstel moet nog door de internetconsultatie en het parlement, dus de genoemde data en omzetgrens kunnen wijzigen. Raadpleeg uw adviseur voor uw specifieke situatie.
Rekentools
Reken uw eigen situatie door
FAQ
Veelgestelde vragen over e-facturatie
Peppol, de planning en wat u zelf moet regelen.
Kennisbank
Meer gidsen voor ondernemers
BV of eenmanszaak?
Eenmanszaak of BV in 2026? Vergelijk beide rechtsvormen fiscaal en niet-fiscaal: belastingdruk, aansprakelijkheid, kosten en overdracht, met een indicatief rekenvoorbeeld.
Lees de gidsKostenWat kost een boekhouder?
Wat kost een boekhouder in 2026? Indicatieve tarieven per rechtsvorm en dienst, en hoe u weet of u marktconform betaalt. Vergelijk gratis 3 offertes.
Lees de gidsKeuzehulpAccountant of boekhouder?
Accountant of boekhouder: wat is het verschil, wanneer heeft u welke nodig en wat kost het? Met een beslisregel voor zzp'ers, BV's en groeiers.
Lees de gidsZoekt u een kantoor dat digitaal vooroploopt?
Ontvang binnen 48 uur tot 3 offertes van kantoren die met moderne pakketten werken en uw facturatieproces mee inrichten. Gratis en vrijblijvend.
- Gratis & vrijblijvend
- Binnen 48 uur
- Tot 3 offertes